Historia wielu zespołów i jednego chaosu

Wyobraźcie sobie budowę domu. Kilku architektów dostaje zadanie zaprojektowania różnych pomieszczeń: kuchni, salonu, łazienki, sypialni. Każdy architekt ma swoją wizję – jeden chce postawić na minimalizm, drugi na rustykalny styl, trzeci kocha przepych, a czwarty uważa, że wszystko powinno być ekologiczne. W efekcie powstaje budynek, który – choć ma cztery ściany i dach – nie przypomina domu.

Domownicy szybko zaczynają odczuwać ból głowy, próbując odnaleźć się w tej różnorodności – kuchnia jest ultranowoczesna, salon rustykalny, a sypialnia przypomina królewski pałac. Jednak prawdziwe problemy zaczynają się przy utrzymaniu tego domu – remonty są koszmarem, bo każda część wymaga innych materiałów, specjalistów i zupełnie odmiennego podejścia. Z czasem wszystko staje się drogie, niepraktyczne i chaotyczne

To samo dzieje się, gdy kilka zespołów równolegle projektuje jeden Design System bez odpowiedniej koordynacji i spójnej wizji.

Chaos priorytetów i nieustanne przeróbki

Każdy zespół projektowy ma inne priorytety, wynikające z projektów, nad którymi pracuje. Na przykład:

• Zespół A tworzy aplikację mobilną i zależy mu na lekkich komponentach, które będą szybkie, responsywne i zoptymalizowane pod kątem małych ekranów.
• Zespół B skupia się na aplikacji webowej, gdzie potrzeba bardziej rozbudowanych komponentów, np. zaawansowanych formularzy, tabel czy list.
• Zespół C rozwija platformę e-commerce i stawia na wyróżniające się przyciski CTA, interakcje przy dodawaniu do koszyka czy efekty wizualne zwiększające zaangażowanie użytkowników.

Wszystkie te zespoły mają pracować na jednym Design Systemie. Co się dzieje w praktyce?

Każdy próbuje dostosować komponenty do swoich potrzeb, czasem poprzez ich przerabianie, a czasem przez tworzenie własnych wersji. W efekcie:

• Powstają różne warianty jednego przycisku. Jeden ma gradient, drugi jest płaski, trzeci ma animację, a czwarty zaokrąglone rogi. Nikt nie wie, który wariant jest „tym właściwym”.
• Ikony stają się niespójne – w aplikacji mobilnej są minimalistyczne, w webowej – szczegółowe, a w e-commerce – trójwymiarowe.
• Style typografii różnią się między projektami, co sprawia, że użytkownik nie czuje się pewnie, przechodząc między różnymi aplikacjami tej samej firmy.

Chaos zaczyna się mnożyć. Zespoły przestają sięgać po Design System, bo jest dla nich zbyt skomplikowany i trudny w użyciu. Część projektantów i deweloperów zaczyna tworzyć rozwiązania „na boku”, co tylko pogłębia problem. Design System przestaje być narzędziem, które miało ułatwiać pracę – staje się ciężarem.

Gdzie tkwi problem?

Design System, jeśli ma działać, potrzebuje nadrzędnego zespołu, który zadba o jego spójność. Bez kogoś, kto koordynuje pracę i pilnuje standardów, system szybko wymyka się spod kontroli.

Warto zauważyć, że problem ten często nie wynika ze złej woli. Każdy zespół chce jak najlepiej zrealizować swój projekt, a Design System wydaje się czasem zbyt sztywny albo nieprzystosowany do ich specyficznych wymagań. Brak spójnej wizji sprawia, że zamiast jednego, uniwersalnego narzędzia, powstaje zbiór niespójnych komponentów, które trudno wdrożyć i utrzymać.

Design System – z życia wzięta

Pracowałem kiedyś w firmie, która próbowała stworzyć jeden Design System dla trzech dużych projektów. Zespoły dostały jasno określone zadanie: równolegle pracować nad komponentami, które będą spełniały ich potrzeby, a jednocześnie miały być spójne. Brzmiało to jak rozsądne podejście – przecież kto lepiej zrozumie potrzeby projektu niż zespół, który nad nim pracuje?

W praktyce jednak wszystko poszło nie tak:

• Zespół odpowiedzialny za e-commerce stworzył komponent karty produktu z dużymi zdjęciami, efektem hover i rozbudowanymi opcjami CTA.
• Zespół aplikacji mobilnej potrzebował tego samego komponentu, ale w uproszczonej wersji, bez hoverów i z mniejszą ilością szczegółów. Zamiast dostosować istniejący komponent, stworzyli własny wariant.
• Zespół aplikacji webowej potrzebował jeszcze bardziej rozbudowanej karty z dodatkowymi danymi i interakcjami.

Na koniec powstały trzy różne karty produktu – każda z innym kodem, stylem i zachowaniem. Żadna z nich nie była kompatybilna z pozostałymi. Podobna sytuacja miała miejsce z przyciskami, tabelami i nawigacją. W efekcie wdrożenie Design Systemu zajęło więcej czasu, niż gdyby każdy zespół od początku tworzył wszystko samodzielnie. Każdy z tych elementów był zatwierdzany przez biznes, kierowników produktów. Przy testach, dokładnie te same osoby zadały pytanie

Jak to się stało że mamy 3 różne produkty

Dlaczego „dyrygent” jest niezbędny?

Rolą nadrzędnego zespołu nadzorującego Design System jest nie tylko utrzymanie spójności, ale także pomoc w znajdowaniu kompromisów. „Dyrygent” powinien:

• Zharmonizować potrzeby różnych zespołów. Nie zawsze można spełnić wszystkie wymagania w 100%, ale często można znaleźć rozwiązania, które zaspokoją kluczowe potrzeby.
• Minimalizować redundancję. Zamiast tworzyć trzy różne wersje jednego komponentu, nadrzędny zespół powinien określić, które elementy można ujednolicić, a które muszą być dostosowane do specyficznych wymagań.
• Patrzeć na projekt z perspektywy długofalowej. Design System to inwestycja, która ma służyć przez lata. Dlatego warto zadbać, żeby był skalowalny, łatwy w utrzymaniu i przyjazny dla użytkowników.

Każdy zespół produktowy ma zupełnie inny priorytet – dowieźć jak najszybciej produkt. Nikt nie może żądać aby nagle zaczął myśleć długoterminowo albo o potrzebach innych zespołów. W takim założeniu, od samego początku jest to fikcją.

Metaforyczne spojrzenie na problem

Wyobraźcie sobie Design System jako orkiestrę. Każdy zespół projektowy to muzyk grający na swoim instrumencie. Zespół aplikacji mobilnej to skrzypce, e-commerce to perkusja, a aplikacja webowa – fortepian. Każdy gra swoją melodię, ale bez dyrygenta wszystko brzmi jak kakofonia.

Dyrygent nie ogranicza kreatywności muzyków – wręcz przeciwnie. Jego zadaniem jest wydobycie harmonii i stworzenie spójnej całości. Tak samo jest z Design Systemem – potrzebuje kogoś, kto będzie dbał o spójność, ale jednocześnie pozwoli każdemu zespołowi wyrazić swoje potrzeby.

Co można zrobić, żeby uniknąć chaosu?

• Stworzyć nadrzędny zespół odpowiedzialny za Design System. Powinny to być osoby, które znają potrzeby różnych zespołów, ale jednocześnie potrafią podejmować trudne decyzje i egzekwować standardy.
• Zadbać o proces komunikacji. Regularne spotkania między zespołami, warsztaty i przeglądy komponentów mogą pomóc w utrzymaniu spójności.
• Zachować równowagę między elastycznością a standaryzacją. Design System nie może być zbyt sztywny, ale powinien wyznaczać jasne zasady i ograniczenia.
• Testować komponenty w różnych kontekstach. Zamiast projektować „w oderwaniu od rzeczywistości”, warto sprawdzać, jak komponenty sprawdzają się w różnych projektach.

Na koniec …

Na końcu okazuje się, że tworzenie Design Systemu równolegle przez kilka zespołów to jak budowanie domu bez solidnego planu i nadzoru. Każdy zespół wnosi swoje pomysły, często w najlepszej wierze, że dostosowują system do swoich potrzeb. Jednak bez jednoznacznego lidera, który będzie patrzył na całość, cała ta różnorodność nieuchronnie prowadzi do chaosu. Design System, który miał być fundamentem dla spójnych i efektywnych projektów, staje się zbiorowiskiem niespójnych komponentów, z których nikt nie chce korzystać.

Kiedy nie ma spójnej wizji, kiedy nie ma osoby, która będzie wychodziła „z lotu ptaka” i trzymała rękę na pulsie, kończy się to frustracją dla wszystkich zaangażowanych stron. Koszty wzrastają, a zamiast zaoszczędzonych zasobów, wkrótce zaczynają się pojawiać problemy z utrzymaniem, błędami w implementacji oraz trudnościami w wdrażaniu. Z czasem, w miejsce elastycznego, powtarzalnego systemu, powstaje coś, co przypomina pomieszane meble z różnych kolekcji – jest funkcjonalne, ale brakuje mu charakteru i spójności.

Design System, który ma działać na dłuższą metę, wymaga nie tylko zaangażowania kilku zespołów, ale i jednego, silnego lidera, który w tej burzy różnych wizji, będzie dbał o to, by całość miała sens. Dopiero wtedy można mówić o prawdziwej efektywności i sukcesie systemu, który jest łatwy w utrzymaniu, rozwoju i wykorzystaniu w różnych projektach.

Pamiętajmy: design to nie tylko estetyka, to także sposób myślenia o procesach, który łączy ludzi i pozwala budować coś, co działa długofalowo. A kluczową częścią tego procesu jest odpowiednia struktura, spójność i nadzór. Bez tego, nasz Design System, tak jak nasz dom, zacznie się walić w fundamentach.

Tagi: Design System